TD4 : travailler avec des documents

Avertissement

Ce support n’est kà que pour un survol rapide en début de cours, rendez-vous sur cours.u-cergy.fr pour trouver un support enrichi de questions.

On est toujours amené, dans le cadre d’un projet, à créer, manipuler, valider, archiver des documents. On peut aussi être amené à partager, collaborer sur ces documents.

Il est donc important d’être capable de respecter un certains nombre de points afin de pouvoir produire des documents de qualité.

Il est aussi important de se poser des questions relatives à l’infrastructure accueillant ces documents afin de permettre un accès aisé mais maîtrisé ainsi que la sécurité des données (vol et perte de donnée).

propriétés des documents et de l’infrastructure de données

qualités propres aux documents

On tendra à essayer d’obtenir :

  • des documents lisibles
  • des documents à jour
  • des documents pertinents

qualités relatives à l’infrastructure de données

On attendra de l’infrastructure de données :

  • la gestion des utilisateurs et des droits d’accès
  • d’éviter le dédoublement de fichiers et de versions parallèles
  • la gestion des versions, et la traçabilités des modifications et de leurs auteurs
  • une organisation claire, normalisée et adoptée par tous
  • des mécanismes de sécurité pour prévenir et contrer les menaces internes et externes
  • dont des mécanismes de sauvegarde des données

cycle de vie d’un document

Un document passe par plusieurs états et phases : du document vierge au modèle de document, passe par une phase d’ébauche, il devient ensuite un document de travail en phase de réalisation, avant d’être finalisé et en usage, avant d’au final de devenir obsolète et d’être archivé.

Note

L’infrastructure de données doit intégrer cette dimension temporelle.

sécurité des données

perte de données

Concernant la sécurité des données, prenez quelques minutes pour vous poser la question : disposez-vous de sauvegardes de vos données ? Avez-vous mis en place des procédures pour vous prémunire de pertes de données ? avez-vous déjà fait l’expérience d’une perte de donnée ? Quelle pourrait être la conséquence pour une entreprise d’une perte de données majeure ?

Voir aussi

Concernant la perte de données, vous pouvez lire le récite anecdotique disponible `ici <https://zythom.blogspot.com/2009/08/le-dernier-maillon.html`_

vol de données

De nombreux cas existent, et sont de plus en plus communs dans les médias, de demandes de rançons après un vol de données, ou un chiffrement directement sur l’ordinateur de l’utilisateur. C’est un autre risque.

fuite de données

Consultez l’extrait (de 8:30 à 10:30) de la conférence de Jean-Marc Manach, (data-)journaliste en 2014.

Cet extrait illustre une fuite de donnée de la part d’un organisme public : une mauvaise maîtrise des document entraîne une fuite de données non destinées à devenir publiques.

nomenclature de fichier

Il peut être pratique de s’imposer quelques règles de nommage de fichiers, voire une nomenclature. Il est aussi important de respecter les nomenclatures lorsque cela est demandé.

règle générale

De manière générale, mettez en début de nom de fichier ce qui est général, et en fin ce qui est plus spécifique.

dates

Si vous souhaitez pouvoir trier vos fichiers par date, quel ordre de notation vous semble le plus appropriée ?

  • Le jour puis le mois puis l’année (JJ-MM-AAAA)
  • Le mois puis le jour puis l’année (MM-JJ-AAAA)
  • L’année puis le mois puis le jour (AAAA-MM-JJ)