Inventaire et audit de contenu 101

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Cet article est la traduction (automatique) de l’article « Content Inventory and Auditing 101 » rédigé par Anna Kaley pour le site de l’organisation NNGroup.

résumé

Un inventaire et un audit du contenu sont deux activités importantes à réaliser avant d’élaborer une stratégie pour améliorer votre contenu numérique. Réalisez-les ensemble pour mettre votre contenu sur la voie du succès.

Avant d’élaborer une stratégie de contenu ou d’entreprendre de vastes améliorations de votre contenu numérique existant, deux activités importantes doivent d’abord avoir lieu : un inventaire du contenu et un audit du contenu.

inventaire de contenu: Un inventaire de contenu est une liste de tous les éléments de contenu numérique dont vous disposez actuellement, capturés au niveau de la page ou de l’actif. Il comprend les caractéristiques spécifiques de chaque élément.
audit de contenu: Un audit de contenu examine, évalue et apprécie la qualité du contenu figurant dans l’inventaire. Les audits permettent de découvrir le contenu qui a besoin d’être mis à jour, les lacunes qu’un nouveau contenu pourrait combler et si certains éléments de contenu sont prêts à être supprimés.

Un inventaire du contenu répertorie le contenu numérique dont vous disposez et comprend des aspects tels que le nom, le format, l’URL, la date de création, l’auteur et les métadonnées de chaque pièce. Un audit de contenu permet de déterminer la qualité du contenu et de savoir s’il doit être mis à jour ou supprimé.

Ai-je besoin à la fois d’un inventaire du contenu et d’un audit du contenu ?

La réponse courte est oui. Si l’inventaire du contenu est un bon premier pas vers la compréhension de la profondeur et de l’étendue de votre contenu, il ne vous dira pas grand-chose sur la qualité du contenu ou sur la façon de l’améliorer. C’est là que l’audit entre en jeu et c’est pourquoi nous vous suggérons de réaliser ces activités ensemble, au lieu de ne faire que l’une ou l’autre.

Il est acceptable de commencer par l’inventaire du contenu, puis de procéder à l’audit. Les détails de chaque élément de contenu catalogué dans l’inventaire vous aideront à comprendre les implications générales des décisions que vous prendrez au cours du processus d’audit et vous permettront d’agir rapidement sur ces décisions.

Quand et où dois-je commencer ?

Les inventaires et audits de contenu peuvent commencer et se poursuivre à n’importe quelle phase du processus de développement du produit. Les équipes peuvent lancer de nouveaux projets de refonte avec ces activités afin de déterminer le contenu à conserver et à laisser de côté. D’autres équipes peuvent se rendre compte au fil du temps qu’elles doivent commencer à suivre et à évaluer leur contenu afin de minimiser la confusion des utilisateurs, la redondance et la surcharge d’informations. Il n’y a pas vraiment de moment idéal pour commencer ; si vous n’avez pas encore fait d’inventaire et d’audit du contenu, c’est le moment de vous y mettre.

Commencez par réfléchir aux éléments suivants liés aux personnes, aux processus et aux outils :

Les personnes :

Établissent qui effectue l’inventaire et l’audit - à la fois le processus et les artefacts. Il peut s’agir de vous seul, ou de vous et de quelques collègues.
Impliquent les autres dès le début ; informez tout le monde, des parties prenantes aux auteurs, concepteurs et chercheurs utilisateurs, de ce que vous faites et alignez-vous sur les critères d’audit appropriés.
Fournissent des mises à jour percutantes au départ, puis à intervalles réguliers en cours de route. Les autres personnes sont plus susceptibles de s’intéresser à vous et de vous faire confiance pour prendre des décisions sur ce qu’il faut faire avec le contenu si vous les informez de manière significative. Ne les surchargez pas de détails.

Processus :

Si vous devez traiter une grande quantité de contenu, adoptez une attitude de « petit début « . Il est facile de se sentir dépassé au début, mais divisez l’effort en petites étapes. S’il y a plus de contenu que vous ne pouvez en gérer, commencez par un sous-ensemble gérable mais ayant un impact.
Donnez la priorité à l’inventaire et à l’audit du contenu auquel on accède le plus fréquemment ou qui soutient les principales tâches (pour les utilisateurs et l’entreprise).
Répartissez les tâches avec d’autres personnes. Définissez des attentes claires et donnez des exemples concrets de ce que vous attendez de vos partenaires et de la manière dont ils doivent s’y prendre. Vous pouvez même faire une démonstration du processus de saisie des détails de l’inventaire et montrer aux coéquipiers comment auditer efficacement les différents types de contenu.

Outils :

Choisissez un outil pour héberger à la fois l’inventaire et l’audit. Il doit avoir une courbe d’apprentissage et une barrière à l’entrée faibles. Utilisez un outil que vous avez déjà dans votre boîte à outils numérique et qui est déjà familier à tous les collaborateurs.
Examinez si vous pouvez automatiser une partie du processus à l’aide d’outils numériques (par exemple, des outils d’exploration, des exportations CMS de titres, dates, auteurs, métadonnées). Cependant, il est préférable que des personnes réelles se chargent de la partie audit en examinant et en évaluant chaque élément de contenu.
Fixez un calendrier : faites ce que vous pouvez au départ dans un délai donné (par exemple, 6 semaines) pour connaître les problèmes et les réussites de votre contenu. Vous voudrez faire des progrès significatifs au début afin de maintenir la dynamique et l’intérêt pour l’amélioration du contenu. Par nature, les inventaires et les audits de contenu sont des tâches permanentes, qui ne sont donc jamais vraiment terminées.

Choix de la portée et des critères à inclure dans votre feuille de calcul

Pour votre inventaire et votre audit de contenu, vous devez choisir un champ d’application adapté aux besoins de votre organisation et aux capacités de votre équipe. Vous pouvez mener ces activités pour l’ensemble d’un site Web ou d’une application, pour une sous-section d’un site Web ou d’une application, ou même pour l’ensemble d’un parcours utilisateur avec plusieurs points de contact. Si vous suivez et évaluez le contenu d’un parcours client, examinez le contenu essentiel dont les utilisateurs ont besoin au cours de ce parcours (peut-être même à l’aide d’une carte du parcours) et voyez s’il existe des lacunes dans les connaissances ou un contenu peu performant qui nuit à l’expérience globale.

Quel que soit le champ d’application choisi, les feuilles de calcul sont généralement les plus efficaces pour les inventaires et les audits de contenu. Les équipes travaillant à distance et collaborant sur le même document peuvent utiliser des outils comme Google Sheets ou créer des feuilles de calcul dans Excel ou Numbers. Si vous partagez le document sur SharePoint ou un serveur d’équipe, permettez à tout le monde de consulter l’inventaire et l’audit, mais assurez-vous que les autorisations sont définies de manière appropriée afin que seules les personnes autorisées puissent le mettre à jour. Conservez une copie de sauvegarde de la feuille de calcul, au cas où.

Les attributs d’inventaire à avoir dans votre feuille de calcul incluent, mais ne sont pas limités à :

Nom ou titre de l’élément de contenu (pas le titre de la page, le nom ou le titre réel) ; s’il n’en a pas, donnez-lui un nom clair ou résumez ce qu’il est.
URL ou lien vers l’endroit où il se trouve
Auteur, propriétaire ou source (qui l’a écrit ou créé, qui en est le propriétaire, s’agit-il d’un contenu généré par un utilisateur, provenant d’un autre endroit, etc.)
Sujet ou thème auquel il se rapporte
Format (article, vidéo, image, partie ou composant Web, type de page Web, PDF)
Date de création ou de dernière modification
Métadonnées (titre de la page, méta-description, texte alternatif, etc.)
l’emplacement des fichiers bruts, en interne.

L’ensemble des critères d’évaluation pour le processus d’audit est généralement double. Il comprend, sans s’y limiter, les éléments suivants :

Les meilleures pratiques du secteur en matière de rédaction web et autres formats de contenu :
- un langage clair et simple
- des titres, sous-titres et textes de liaison clairs
- le découpage et les espaces blancs
- Mise en caractères gras des idées et concepts principaux
- Puces et listes numérotées
- Contraste approprié entre le fond et le texte
- Pas de texte intégré dans une image
- Pas de vidéo à lecture automatique
L’ensemble des normes de contenu, des besoins des utilisateurs, des objectifs et des mesures de performance propres à une organisation, par exemple :
- Les besoins des utilisateurs : Précisez le public, sa tâche et ses besoins. Qui sont les utilisateurs de votre contenu et qu’essaient-ils de faire (par exemple, trouver des réponses, découvrir de nouvelles informations, se renseigner sur de nouveaux sujets, comparer les options, prendre une décision, entrer en contact) ? Dans quelle mesure le contenu les aide-t-il à accomplir cette tâche ? Ont-ils des questions sans réponse ?
- Normes de contenu : Dans quelle mesure le contenu reflète-t-il les valeurs tonales prévues par l’organisation, inclut-il les métadonnées appropriées, suit-il les directives de formatage et de structuration, et respecte-t-il les principes de conception ?
- Objectifs et mesures de performance : Indiquez ce que le contenu est censé faire (par exemple, sensibiliser, attirer du trafic, générer des prospects, vendre quelque chose). Utilisez les mesures de performance, telles que les clics, les vues, les taux de rebond, les « j’aime « et les partages, ainsi que toute information qualitative issue de l’étude des utilisateurs dans votre analyse. Le contenu contribue-t-il à la réalisation de l’objectif ou l’entrave-t-il ?

Échelle d’évaluation pour les audits de contenu Échelle d’évaluation

Niveau de qualité du contenu compte tenu des meilleures pratiques, des normes de contenu internes, des besoins des utilisateurs, des objectifs commerciaux et des mesures.

Remplir les détails pour chaque élément de contenu

Après avoir configuré votre feuille de calcul, prenez votre contenu morceau par morceau et remplissez les détails dans l’inventaire et l’audit. Vous ne serez probablement pas en mesure d’auditer chaque élément de contenu en le regardant uniquement ; vous devrez peut-être fouiller dans votre système de gestion de contenu pour trouver les auteurs, les métadonnées et les dates (si vous ne pouvez pas exporter ces informations) ainsi que dans votre plateforme d’analyse pour voir les mesures de performance. Vous devrez peut-être même mener une étude qualitative auprès des utilisateurs pour savoir si le contenu répond effectivement à leurs besoins. Dans tous les cas, il est acceptable de commencer par votre propre examen et évaluation du contenu, puis de décider quels domaines ou éléments doivent être approfondis pour déterminer leur sort.

N’exagérez pas le processus d’inventaire et d’audit de votre contenu. Si vous n’êtes pas sûr qu’un élément réponde aux besoins des utilisateurs, qu’il soit conforme aux normes de contenu ou qu’il réponde aux critères de mesure, notez-le dans la feuille de calcul de l’audit. Ces éléments sont de bons exemples à présenter à votre équipe ou aux créateurs de contenu pour obtenir leur point de vue. Ils peuvent aussi avoir un contexte supplémentaire pour vous aider à déterminer s’il faut laisser le contenu tel quel, le mettre à jour ou le supprimer. Ces exemples peuvent également aider votre équipe à réaliser l’importance de documenter les besoins des utilisateurs, les normes de contenu, les objectifs et les mesures de réussite avant de commencer ou de poursuivre la création de contenu.

Déterminer le sort du contenu

Il ne suffit pas que votre inventaire et votre audit de contenu soient complets. Vous devez également l’examiner dans son intégralité pour décider de ce qu’il convient de faire du contenu problématique, imprécis ou obsolète. Recherchez les éléments de contenu individuels ou les sections entières qui sont de faible qualité.

En tenant compte de tous les facteurs et de toutes les évaluations de votre audit, enregistrez un statut pour chaque élément : conserver, mettre à jour ou supprimer. Pour les éléments qui doivent être mis à jour, documentez ce qui doit être fait exactement pour les améliorer et attribuez un propriétaire à cette tâche. Le propriétaire peut être le propriétaire du contenu ou l’auteur enregistré dans l’inventaire ou quelqu’un d’autre. Passez en revue les changements proposés avec les parties prenantes, les propriétaires de contenu et les créateurs que vous avez impliqués dès le départ, en particulier pour les changements importants ou la suppression pure et simple de contenu.

En général, la mise à niveau du contenu avec les meilleures pratiques du secteur et les normes de contenu de votre organisation sera probablement la plus facile à réaliser, alors commencez par là. Veillez à ce que chaque élément respecte les meilleures pratiques en matière de rédaction web et comporte des métadonnées cohérentes. L’itération du contenu pour qu’il évolue afin de mieux répondre aux besoins des utilisateurs et de générer des indicateurs peut prendre plus de temps. Cependant, ces efforts plus lourds valent la peine d’être poursuivis dès que possible après la fin de votre audit et de votre inventaire de contenu, en particulier pour le contenu très visible et problématique pour les utilisateurs.

Tenir à jour l’inventaire et l’audit du contenu

Dès que vous commencez à utiliser votre inventaire et votre audit pour vous guider dans l’utilisation de votre contenu, il est déjà temps de procéder à une mise à jour, pour refléter le nouveau contenu créé, les modifications réelles apportées au contenu existant ou le contenu retiré. Toute modification apportée aux pièces ou aux sections doit être reflétée dans la feuille de calcul dès que possible.

Les systèmes et outils de gestion de contenu peuvent vous aider à mettre à jour automatiquement la partie inventaire. Cependant, l’audit doit toujours être surveillé et mis à jour en permanence par son ou ses propriétaires. Être le propriétaire d’un audit est une tâche importante qui demande beaucoup de temps. Les gens essaient toujours de l’ajouter à leurs autres responsabilités, mais cela ne marche jamais. Tout comme le contenu qu’ils contiennent, les inventaires et les audits peuvent rapidement devenir obsolètes et difficiles à gérer s’ils ne sont pas entretenus. Partagez la responsabilité de la mise à jour de l’audit et de l’inventaire du contenu avec le même groupe que celui que vous avez impliqué depuis le début, ou intégrez d’autres personnes dans votre processus pour vous aider à le maintenir à jour et précis.

Conclusion

Les inventaires et les audits de contenu sont des cadres d’évaluation, pas une science exacte. Ce sont d’excellents outils pour aider votre équipe à passer de la quantité de contenu à la qualité du contenu. Utilisez-les ensemble pour garder une trace du contenu dont vous disposez, de son emplacement, de son propriétaire et de ses performances. Ces informations vous permettront de savoir si vous devez laisser votre contenu en l’état, l’améliorer au fil du temps ou le supprimer complètement.

Utilisez notre modèle d’inventaire et d’audit du contenu ci-dessous pour commencer et apprenez-en davantage sur la création et la gestion du contenu numérique dans nos cours Stratégie et gouvernance du contenu et Rédaction de textes numériques convaincants.