Réunions formelles et informelles¶
les réunions informelles¶
Les réunions informelles sont toutes les réunions où l’on ne formalise pas le moment, les participants, le lieu.
Une réunion informelle peut être une discussion autour d’un thé ou d’un café lors d’une pause.
Cela ne signifie pas que ces réunions sont totalement dues au hasard : vous pouvez ainsi prévoir, sans mettre de forme, sans prendre de rendez-vous, de rencontrer une personne et de lui parler de tel ou tel sujet dans un contexte différent de celui d’une réunion formelle.
les réunions formelles¶
Les réunions formelles obéissent à différents codes :
préparation¶
Une réunion formelle se prépare : vous ne faites pas venir différentes personnes, vous ne mobilisez par leur temps sans savoir pourquoi, sans pouvoir justifier leur présence. La préparation peut/doit prendre plus de temps que la réunion elle-même.
l’ordre du jour¶
La préparation de la réunion passe par la rédaction de l’ordre du jour : la liste des points qui seront abordés durant la réunion et qui doivent être traités.
la liste des participants¶
Il est important d’établir une liste de participants pertinente. Leur temps doit être utilisé à bon escient : on invite pas une personne pour lui faire perdre son temps. Posez-vous la question pour chaque invité : pourquoi cette personne est-elle invitée ?
planification¶
Vous devez penser et communiquer une date, un horaire et un lieu aux invités. Mais aussi réserver la salle. Est-elle disponible ? L’avez-vous bien réservée afin d’éviter les mauvaises surprises ?
animation¶
Une réunion doit être menée : une ou plusieurs personnes doivent mener les discussions en suivant l’ordre du jour, en tentant d’être le plus efficace et constructif possible.
traçabilité¶
Ce qui est dit lors d’une réunion ne doit pas être perdu : il faut en prendre note. C’est la charge de secrétaire de la réunion que de noter les interventions.
Cela peut prendre la forme de minutes (note de toutes les interventions au fur et à mesure) ou plus généralement d’un compte-rendu (synthèse des échanges et décision).
Le document retraçant la réunion doit être visé et validé par les participants.